Gør hverdagen lettere med AI: Eksperternes råd til SMV’er

De fleste mindre virksomheder løber stærkt i hverdagen. Der er meget at se til, og der er ofte få hænder til at nå det hele. Måske er du endda alene om at holde alle boldene i luften. Netop derfor kan AI være den ekstra hjælp, der får tingene til at glide lettere – og som kan frigøre tid, skabe overblik og optimere din virksomhed, uanset om du er håndværker, frisør eller revisor. 

Vi har spurgt to selvstændige AI-rådgivere om deres tips og anbefalinger til SMV’er og har samlet dem til dig her. Du kan også springe direkte til bunden af artiklen, hvor du finder syv konkrete skridt til at komme godt i gang. 

Hvem kan bruge AI? 

AI kan skabe værdi i mange typer virksomheder, men de hurtigste gevinster ses i arbejdet med tekster, opsummeringer og informationshåndtering. Her oplever især rådgivning, service, e-handel og håndværk hurtigt effekten, fortæller Christian Sophus Ehlers, der er selvstændig digitaliseringsrådgiver. 

”En håndværker kan bruge AI til at skrive tilbudsbreve og mails, en webshop kan få hjælp til produkttekster, og en konsulentvirksomhed kan lave bedre præsentationer og referater, både hurtigere og i højere kvalitet.” 

Men AI er ikke kun for dem, der sidder bag en computerskærm. Også små servicevirksomheder som frisører og tømrere vil mærke forandringerne. Christian Sophus Ehlers peger på, at der er et markant skifte i gang fra SEO (Search Engine Optimization) til GEO (Generative Engine Optimization). 

”Små servicevirksomheder skal være opmærksomme på, at synlighed ikke længere kun handler om at ligge højt på Google. Fremover bliver det afgørende at blive anbefalet som det lokale valg af AI-assistenter og stemmebots,” forklarer han. 

I takt med at flere kunder søger hjælp gennem AI-assistenter, vil de virksomheder, der har orden i deres data, stå stærkest i konkurrencen. 

Det stiller nye krav til, hvordan virksomheder præsenterer sig digitalt. Data som åbningstider, priser, anmeldelser og beskrivelser skal være korrekte og ensartede på tværs af platforme som Google Business, Trustpilot og virksomhedens egen hjemmeside. 

”Den virksomhed, der har styr på sine oplysninger, er den, AI-assistenten foreslår, når nogen spørger: ‘Find en VVS’er nær mig med gode anmeldelser’,” siger Christian Sophus Ehlers. 

Start simpelt  

Mange virksomheder tror, at man skal ændre alt for at få glæde af AI. Men det handler om at starte simpelt.  

Benjamin Rud Elberth, direktør og rådgiver hos Elberth Kommunikation, fremhæver, at de virksomheder, der får mest ud af AI, bruger det som en assistent i deres eksisterende værktøjer, som e-mail, tekstbehandling eller sociale medier. 

Han anbefaler at starte med små, enkle opgaver og gradvist bygger videre derfra. 

”Lad AI skrive et udkast, rediger det selv, og lad derefter AI finpudse teksten. Det halverer tidsforbruget uden at gå på kompromis med kvaliteten,” siger Benjamin Rud Elberth.  

Men værktøjerne giver først værdi, når medarbejderne forstår at bruge dem. Derfor anbefaler han, at man prioriterer at udvikle kompetencer frem for at installere en masse programmer.  

Han anbefaler samtidig, at man holder sig til få, stabile værktøjer som ChatGPT, Microsoft Copilot eller Googles Gemini, som mange allerede har i programmer som Word, Excel og Outlook. 

Sådan skriver du gode prompts 

Når man først har styr på de tekniske rammer, handler det om at kunne bruge AI rigtigt i praksis. 

At få gode resultater kræver, at du stiller de rigtige spørgsmål og giver de rette oplysninger. Det kaldes at “prompte”. Hvis du lærer at formulere dine instruktioner præcist og bruge relevante filer som udgangspunkt, er forskellen markant. 

”Hvis man synes, AI er ubrugeligt, skal man kigge på sine egne evner. Det er shit in – shit out,” siger Benjamin Rud Elberth. 

De to AI-rådgivere har lavet en lynguide – eller et ”cheatsheet”, som de selv kalder det – til, hvordan du skriver den gode prompt. Download guiden her og brug den som inspiration, når du laver dine egne prompts: Cheatsheet til den gode prompt. 

Sikkerheden først  

Selv om mulighederne med AI er mange, gælder GDPR-reglerne stadig. Indsæt kun de oplysninger, der er nødvendige, og undgå persondata.  

Hvis du arbejder med følsomme oplysninger, skal du vælge AI-systemer med databehandleraftale inden for EU, men ifølge eksperterne bør man som udgangspunkt helt undlade at bruge persondata i værktøjerne. 

Der er dog enkle måder at arbejde uden om persondata på. Til det har Benjamin Rud Elberth et meget konkret tip: 

”Brug pladsholdere som [KUNDE] eller [EMAIL] i stedet for rigtige navne og mails. Det gør arbejdet både sikkert og genanvendeligt.” 

Også brancher med høje krav til datasikkerhed kan arbejde med AI på forsvarlig vis, herunder sundhed, jura og finans. De kan stadig bruge AI til interne processer som manualer, politikker og intern kommunikation, hvor der ikke indgår persondata. 

Fremtiden for AI 

AI bliver i stigende grad indbygget i de programmer, vi allerede bruger. Outlook, Word og Excel får løbende intelligente funktioner, og ifølge rådgiverne bliver næste skridt, at der udvikles AI-assistenter, der arbejder på tværs af systemer som regnskab, kundeservice og CRM. 

Samtidig stiller EU’s nye AI-forordning krav om dokumentation og dataetik.  

”For de fleste små virksomheder betyder det først og fremmest, at man skal have styr på sin dataetik og kunne dokumentere, hvordan AI bruges,” fortæller Benjamin Rud Elberth og tilføjer, at det derfor er et godt tidspunkt at få formuleret nogle klare interne principper for brugen af teknologien allerede nu. 

7 skridt til at komme i gang 

Benjamin Rud Elberth og Christian Sophus Ehlers har samlet deres bedste råd til dig, der vil i gang med AI: 

1. Vælg 3 gentagne opgaver (salg, kundeservice, møder). 
2. Skriv en 7-linjers promptskabelon til hver. Hent deres eksempel her.  
3. Byg en side i intranettet: “Sådan bruger vi AI hos os” (formål, gevinster, do/don’t). 
4. Brug virksomhedslogin til AI – aldrig privat. 
5. Gem 5 ‘golden prompts’ som delte skabeloner. 
6. Mål tid før/efter på 10 opgaver (stopur i Excel). 
7. Styrk medarbejderne praktiske AI-kompetencer – send dem på kursus.  

Om Christian og Benjamin 
Christian Sophus Ehlers og Benjamin Rud Elberth er begge selvstændige konsulenter, og rådgiver virksomheder med digitalisering og anvendelse af AI. De hjælper typisk små og mellemstore virksomheder med kompetenceudvikling af medarbejdere gennem workshops og målrettede kurser.