Husk at "mødes" - på distancen!

Mange har måttet aflyse et hav af møder med kunder, leverandører m.fl. - og mange medarbejdere er sendt hjem. Alle dem, der skaber grundlaget for din forretning er spredt for alle vinde. Men det er vigtigt for både din forretning og din mentalhygiejne at "mødes". Få 6 gode tips til møder på distancen.

Er man ikke virksom, har man i sagens natur ikke en virksomhed

Derfor er det lige nu ekstra vigtigt at holde sig virksom og ikke gå i sort over det granatchok, som Coronaen har ramt os med.

Heldigvis kommer der også gode nyheder fra samfundet, som et langt sykke henad vejen har fulgt SMVdanmarks råd, men nok så meget støtte kan ikke redde forretningen, hvis det ikke følges af handling. 

Det gælder ikke kun for den selvstændige selv, men også partnere og medarbejdere. Det handler om at ”hygge om” og holde gejsten oppe hos de andre. Det er ikke sundt at sidde for sig selv og gruble over de mange dårlige nyheder, som vælter ned over os.

Lettere sagt end gjort

Men det er lettere sagt end gjort. Vi er blevet tvunget af omstændighederne til at bevæge os så lidt rundt som muligt og så opdager man, hvilken kæmpe barriere den manglende mobilitet er for ens virksomhed.

Allerede på den uge, der er gået, mangler vi den inspiration og glæde – ”gnisten”- som mødet med andre giver. Derfor er det også meget vigtigt at holde fast ved at "mødes", når der er behov for det. Vi skal holde vores mødeaktivitet intakt, selv om vi nu må sidde hver for sig.

Gode "virtual space meetings"  råd

SMVdanmark giver dig her nogle gode råd til, hvordan du kan blive bedre til at bruge nogle af de mange digitale værktøjer, som vi heldigvis har til at mødes uden fare for at smitte hinanden.

Du vil opdage, at ”øvelse gør mester” og at selv Corona krisen ikke er så skidt, at den ikke er godt for noget. Der ligger store produktivitetsgevinster og venter, hvis vi alle bliver bedre til at erstatte nogle vores fysiske møder med virtuelle.

Råd 1 – Hvor mange møder har jeg normalt?

Tænk over, hvor mange møder du egentlig har - uden at du måske gør dig det klart. Lav en liste og vurder derefter, hvordan du skal prioritere dem i forhold til at holde dem som telefon- eller Skypemøder eller måske videokonferencer eller webinarer.

Selv om der er møder, der umiddelbart er mere ”nice to do” end ”need to do”, så er de tilfældige og hyggelige møder med medarbejdere ved kaffemaskinen af stor værdi for virksomheden. De skal prioriteres, når de virtuelle møder skal sættes i kalenderen.  Især i en tid, hvor de fleste er bekymrede og angste for virksomhedens fremtid. Sørg for mindst at fastholde jeres ugentlige teammøder, selv om I hver især går hjemme og det kan virke overflødigt.

Råd 2 - Telefon, chat, mail, Skype, webinar

Vælg dit digitale redskab i forhold til situationen. Er det vigtigt med kommunikation online/realtime, så er det telefon eller Skype møder, men handler det om ”ping pong” kommunikation vil chatten, på Facebook eller det nye og smartere redskab ”Slack”, som bruges i en virksomheds interne gruppe. Slack er en meget let overskuelig platform, som bl.a. giver mulighed for at dele dokumenter, så alle i gruppen løbende har den seneste udgave af de dokumenter, som virksomheden arbejder med.

Skal du derimod holde vigtige møder med mange eksterne med jævne mellemrum kan videokonferencer og webinarer være det helt rigtige redskab.

Råd 3 - Telefonmøder

Telefonmøder er gode, når man gerne vil arbejde med hænderne, køre bil, cykle eller gå, mens man taler. Hvis man skal mødes mere end 2 på telefonen kan man bruge forskellige mødetelefon tjenester. I SMVdanmark bruger vi denne, der er gratis og nem at bruge:

Den, der bestiller det skal ringe på 42 11 42 11 og bruge sit telefonnummer eller en anden 8 cifret kode til at bestille mødet. Det oplyses så til de andre, som ringer op til det aftalte tidspunkt og opgiver koden. Så er man automatisk på.

Sig frem, hvis du kender en endnu bedre møde-tjeneste.

Råd 4 – Videomøder

Videomødet er godt, hvis man har brug for at se den/dem, man holder møde med. Det kan især være nyttigt, når man mødes første gang. Desuden er videomøder rigtig smarte, hvis man skal diskutere noget, f.eks. tekniske tegninger, fotos, Power Points eller andet, som kan vises på skærmen, mens man taler.

Der er mange former for video møde platforme, hvor det vigtigste er, at de er lette at betjene for alle deltagere, så man ikke skal spilde en masse tid på at komme i gang med mødet. Skype er stadig det mest udbredte, men der findes andre, som Whatsapp, Google Meet og sikkert mange andre. Whatsapp er gratis og meget let at downloade og det bruges efterhånden af mange, ligesom Skype.

Råd 5 – Videokonferencer og webinarer

Videokonferencer og webinarer kan bruges aktivt - som arrangør - eller passivt - som mødedeltager - når man skal mødes i en større gruppe. Her anbefales det at søge råd fra professionelle, da det kræver udstyr og ekspertise, som foreløbig er så dyrt og kompliceret, at det ikke egner sig for SMV.

Råd 6 - Hjælp dig selv og andre til at fremskynde omstillingen til virtuelle, digitale møder

Vi bruger alt for lang tid på ufaglært arbejde bag rattet, når vi skal til møder. Det er en kæmpe hæmsko for nye, store produktivitetsstigninger i det danske samfund. Så et godt råd, når man inviteres til et møde, som kræver lang transporttid i forhold til mødets længde, er at spørge om der er mulighed for at deltage på telefon, Skype eller videokonference.

Du vil ofte få nej, men jo flere vi er, der spørger om det, jo hurtigere vil den digitale omstilling finde sted. Til gavn for din tid og dine omkostninger. Øvelse gør mester, så jo flere der får det lært, des lettere og mere effektivt bliver det.