Med udbudsloven blev der åbnet op for en øget anvendelse af de fleksible udbudsprocedurer. Det har ordregiverne i den grad taget imod og har mangedoblet anvendelsen af blandt andet udbud med forhandling.
Der kan være mange gode grunde til at anvende de fleksible udbudsprocedurer, primært udbud med forhandling. Det er blandt andet lettere at skræddersy løsninger direkte til ordregivernes ønsker og behov, ligesom tilbudsgiverne har bedre muligheder for at byde ind med nye og innovative løsninger.
En mindre og mere specialiseret virksomhed vil ofte skulle starte forfra hver gang og byde ind med den specialiserede løsning fra starten. Det giver den mindre og specialiserede virksomhed højere omkostninger ved at deltage i den slags udbudsrunder.
Et af problemerne med en øget anvendelse af bl.a. udbud med forhandling er, at det er en meget dyr måde at købe ind på. For hver forhandlingsrunde som en virksomhed skal deltage i, skal de tilbage og regne et nyt tilbud ud. Og er der tale om komplicerede indkøb, så som byggeri og IT, er det ikke småpenge, når virksomheden skal tilbage og tilrette et projekt til de nye krav og ønsker fra ordregiver og regne på, hvilke konsekvenser det skal have for prisen. Det kan koste både halve og hele millioner kroner at deltage i en sådan proces. Og da der jo i sagens natur kun kan være en vinder af en kontrakt, er det forbundet med et meget stort resursespild for alle de virksomheder, der deltager uden at vinde.
Derfor er opfordringen fra SMVdanmark, at ordregiverne tænker sig godt om, inden de begiver sig ud i anvendelsen af en fleksibel udbudsprocedure. Er det nu nødvendigt, eller vælger man udbud med forhandling fordi; ”det kunne da være meget rart lige at få en snak med tilbudsgiverne, inden vi vælger.”
Derudover er det vigtigt at understrege, at anvendelsen af udbud med forhandling er betinget af, at ordregivers behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger.
De fleksible udbudsprocedurer må altså ikke anvendes, hvor ordregiver har fuldstændig styr på, hvad de ønsker og kan beskrive det fuldt ud tilstrækkeligt, så forhandlingen udelukkende skal bruges til at presse priserne. Det er direkte ulovligt, men ses desværre af og til.
Et andet problem med de fleksible udbudsprocedurer er, at de langt henad vejen favoriserer de større virksomheder. De store virksomheder kan lettere afsætte de nødvendige økonomiske og menneskelige resurser og absorbere de omkostninger, der er forbundet med et længere forhandlings- og tilpasningsforløb end en lille virksomhed, hvor omkostningerne slår meget hårdt igennem i regnskaberne. Desuden vil de store virksomheder oftere have standardiserede løsninger liggende, som de kan byde ind med til at starte med og derefter tilpasse i takt med forhandlingerne. En mindre og mere specialiseret virksomhed vil ofte skulle starte forfra hver gang og byde ind med den specialiserede løsning fra starten. Det giver den mindre og specialiserede virksomhed højere omkostninger ved at deltage i den slags udbudsrunder.
Konklusionen er derfor, at der kan være rigtig mange gode grunde til at anvende en fleksibel udbudsform, men at det skal overvejes nøje i hvert enkelt tilfælde, om det er nødvendigt at påføre de tabende tilbudsgivere store omkostninger. For der er kun én til at betale – og det er den næste kunde. Pengene skal jo passe.
Af Jeppe Rosenmejer, juridisk chefkonsulent i SMVdanmark - bragt på Altinget.dk den 19. september 2019.