Inden du godkender ATA-Carnetet på portalen, er det vigtigt at tjekke følgende:

1. Er punkt C "Intended use of goods" angivet korrekt på engelsk? Mange kunder vælger den danske version, men det skal vi rette inden vi godkender.
2. Husk at vi altid tilføjer: Or by power of attorney i punkt B "Repræsenteret af", for at sikre at kunden altid kan give fuldmagt til en anden end angivet.
3. Er der decimaler i værdierne? Hvis der er, skal vi (om muligt) tilrette dem.
4. Er der anført ting der ikke kommer med retur til DK - fx. småkager, kaffe, brochurer til uddeling etc? Hvis det er tilfældet skal de slettes i ansøgningen - husk at sige det til kunden.
5. Hvilket land skal kunden til? Er der særlige ting du skal være opmærksom på?
   Der er udarbejdet landeark for samtlige lande under ATA-ordningen, som oplyser eventuelle særlige krav eller betingelser for ATA-carneter til det pågældende land. Disse landeark udfærdiges og vedligeholdes af Dansk Erhverv, som er de danske handelskamres repræsentant i ICC. Hvis I har behov for at tjekke et landeark finder I dem her: ATA-Landeark. OBS: Hvis I har spørgsmål til indholdet i landearket, skal de altid primært rettes til Lotte Dehli - og kun til Dansk Erhverv hvis Lotte ikke er tilgængelig.

Hvis du er den mindste smule i tvivl om hvilke lande kunden skal besøge, anbefaler jeg for en sikkerheds skyld at indsætte transitark - hellere et ark for meget end et for lidt;-))

Med transitark forstås: Et tykt blåt transitstempelark, der indsættes i carnetet efter det/de gule og hvide stempelark samt 1 transit ark der placeres som sidste side i carnetet inden bagsiden. På transitarket skal alle varer være anført - fuldstændig som på siderne i rejsesættene.

Lande hvortil der SKAL være transitark

Nedenstående lande KRÆVER at der altid er transitark i et ATA-Carnet der anvendes til import og reexport til/fra dem:

• Hong Kong
• Hviderusland
• Kina
• Moldova
• Rusland
• Singapore
• Schweiz - ALTID 4 transitvouchers.
• Taiwan
• Thailand
• Tyrkiet
• Ukraine

Hvis kunden vedhæfter et Excelark og kun udfylder én varelinje, skal teksten i varelinjen altid være:

"According to enclosed list: Item 1-xx (Så mange linjer der er i arket.

Den bearbejdede lasiet skal uploades igen og hedde: Vareliste_XXXX (carnetnummeret).

Vi kommer med jævne mellemrum ud for, at et ATA-Carnet der er åbnet i tolden og stemplet ud af Danmark og ind i et ikke-EU-land, forsvinder i kundens eller speditørens varetægt.

Vi kan i den situation udstede et erstatnings-carnet med samme carnetnummer. I praksis betyder det, at vi udskriver det pågældende ATA-Carnet en gang til og legaliserer det. Inden det udleveres til kunden, skal der øverst på forsiden skrives "Replacement carnet" med RØD tusch/kuglepen.

Kunden skal - endnu engang få det åbnet hos den danske told og stemple det ud af DK og ind i importation-landet. Herefter følges normal procedure og erstatningscarnetet skal returneres på samme vilkår som det oprindelige.

Kunden betaler kr. 1.000,- for denne form for erstatningscarnet.

Vi kommer jævnligt ud for kunder der har den udfordring, at fx en byggesag i udlandet trækker ud, og at det derfor ikke er muligt at hjemføre varerne til DK inden carnetets udløb.

I sådan en situation skal der laves et nyt carnet med nøjagtigt samme indhold som det, varerne er udført under. MEN dette carnet skal have et nyt unikt carnetnummer. I praksis betyder det, at kunden skal logge på portalen og lave en kopi af den oprindelige ansøgning og sende den på ny. 

Det legaliserende kontor udfærdiger carnetet med det nye nummer - og på toppen af forsiden skrives :

"REPLACEMENT ATA-CARNET DK/HR XXXX (Det nye carnetnummer) TO BE CONNECTED TO ATA DK/HR XXXX (det gamle carnetnummer)". med RØD skrift. Skabelon er fremsendt til Herning og ligger i vores egen mappe på drevet.

Kunden skal åbne det nye carnet hos den danske told INDEN det gamle carnet udløber og sørge for at stemple det ud af DK og ind i det pågældende land hvor det oprindelige carnet er indstemplet. I denne situation skal BÅDE det gamle og det nye carnet returneres til os når varerne er retur i Danmark - og de 2 carneter skal begge præsenteres ved hjemførsel fra det pågældende land. Kunden skal scanne forsiden af det nye carnet, når det er åbnet i tlden, således at vi kan præsentere det ved en eventuel forespørgsel.

Kunden betaler det oprindelige beløb en gang til for denne form for erstatningscarnet, da det i praksis er en forlængelse af carnetet ud over det år det er gyldigt.

I hele carnetets løbetid kan der bestilles ekstra rejsesæt, hvis kunden skal på flere rejser med de samme varer (eller nogle af dem).

I den situation er det vigtigt at tjekke på portalen, hvor mange rejsesæt der oprindeligt er lavet, for på den måde at vide om der også skal laves flere gule og hvide stempelark.

Hvis en kunde oprindeligt har bestilt 2 rejsesæt ved vi, at der er printet stempelark til 2 rejser så i det eksempel skal der altså også laves flere stempelark, selvom kunden ikke selv er opmærksom på dette aspekt.

For hele tiden at have styr på hvad der er lavet, er det vigtigt at opjustere antallet af rejsesæt i den oprindelige ansøgning.

Det gøres ved at justere op på den lille pil her - og trykke GEM efterfølgende:

Så snart antallet af rejsesæt er opjusteret vil det være muligt at printe flere rejsesæt - og ikke mindst at printe flere fortløbende stempelark. (Det/de der er udleveret i første omgang fx rejse 1 og 2 kasseres så blot).

Inden du udleverer ATA-Carnetet til kunden, er det vigtigt at tjekke følgende en ekstra gang:

1. Er der carnetnummer på alle sider og ark?
2. Er carnetet underskrevet og præget på forsiden (vores legalisering af carnetet)?
3. Er der anført udløbsdato med rød skrift på forsiden og på alle rejse- og transitsæt?
4. Er rejsesæt(tene) korrekt nummereret?
5. Skal der være transitark i carnetet?
6. Har du husket at vedlægge ATA-vejledningen og følgebrevet? Det er vigtigt fordi kunden skal gøres opmærksom på, at vi SKAL have ATA-Carnetet retur senest når det er udløbet. 
7. Når vi ekspederer nye kunder, som ikke har erfaring med ATA-Carneter, er det ekstra vigtigt at understrege:
   - At kunden skal underskrive carnetet på forsiden
   - At carnetet skal "åbnes i tolden" inden det kan ibrugtages. Det betyder i praksis, at tolden stempler og underskriver det på forsiden.

Her kan du se et eksempel på et fuldstændig korrekt udført ATA-Carnet - og tjekke at sider og ark er placeret korrekt i dit carnet.

Når kunden ønsker fremsendelse med GLS, skal vi gøre 2 ting:

1. Bestille afhentning af pakkerne i receptionen
   For at bestille afhentning behøver man ikke være logget ind.
   Afhentning SAMME dag skal være bestilt INDEN kl. 11.00 - til afhentning mellem 12.00 og 15.00.
   
   Afhentning bestilles her  GLS Afhent og udfyldes som nedenstående:
   
   
2. Lave og udskrive en label
   For at lave og udskrive en label skal man være logget på GLS - det gør man her: GLS | Levering af pakker til private og erhverv (gls-group.eu) ved at logge på med:
   Brugernavn: 2080031748
   Password: Speedy26!!
   
   Når I er logget på vælges "Opret label" hvor kundens data skrives, eller hentes fra adressebogen hvis det er en genganger. 
   Normalt bestiller vi den almindelige Business - men hvis det haster vælger vi Ekspress + kl. 10.00 levering. Så SKAL pakken leveres inden kl. 10.00 dagen efter.
   
   Hvis der er en hastelevering der laves efter fristen for bestillings udløb (efter 11.00) afleverer vi selv pakken i GLS-shoppen ved Langebro. Spørg evt. en af studenterne om de vil levere. Når jeg er på kontoret fikser jeg aflevering i disse situationer, da der er en GLS-shop lige over for mig på Østerbro;-))

Nye ATA-Kunder skal inviteres til eksportportalen, for at kunne indtaste deres ansøgning. Det er vigtigt at kunden IKKE selv logger på Clearview og forsøger at blive oprettet - de skal ALTID inviteres via os. 

I praksis er det lettest at I udfylder formularen på kundens vegne hvis I har dem i telefonen - på den måde får vi alle relevante oplysninger og kan ekspedere dem hurtigt via:  denne formular.

Formularen lander i eksport@smvdanmark.dk og herefter opretter Lotte dem på eksportportalen og kunden modtager rimelig hurtigt en invitation som de skal acceptere - og så er de i princippet klar til at slå sig løs.

Hvis kunden selv indtaster info i formularen, får de som kvittering disse vejledninger på hjemmesiden:

Bestil invitation (smvdanmark.dk)

OBS: Hvis Lotte har ferie forwardes mailen fra eksport@smvdanmark.dk med kundens data med anmodning om oprettelse og invitation til: support@clearviewtrade.com 

Vi plejer at skrive: "Vil I oprette nedenstående, invitere brugeren, etablere partnerskab med SMVdanmark og invitere eksport@smvdanmark.dk som administrator?"

Hvis kunden allerede er oprettet på eksportportalen, og tidligere har bestilt dokumenter hos os, kan de blot logge på og bestille nye ATA'er.

Kunderne skal altid logge på her - hvor de også kan genbestille deres password hvis de skulle have fortrængt det.

Som udgangspunkt er vores "regler" at ATA-Carneter der er indtastet inden kl. 12.00 udfærdiges samme dag til afsendelse eller afhentning efter kl 14.00.

ATA-Carneter der er indtastet efter kl 12.00 kan dermed først forventes klar næste arbejdsdag.

MEN: Vi bestræber os alle meget på at give vores ATA-kunder den ekstra gode service der gerne skulle bevirke, at de vender tilbage til os næste gang de skal bruge et ATA-Carnet. Derfor er det mere reglen end undtagelsen at vi "står på pinde og tryller" for at imødekomme en kundes ofte akutte behov for et "haste-carnet". Hvis I er i tvivl om hvorvidt kundens ønske skal imødekommes, så lad os tage en snak om det.

1. Når der lander et oprindelsescertifikat på portalen gør vi følgende:
   - Åbner ansøgningen og ser den igennem
   - Godkender certifikatet
   - Udskriver certifikatet
   - Påfører datostempel og navnestempel plus underskrift på de 2 sider kunden skal have.
   - Stempler med prægestemplet oven i jeres underskrift.
2. Originalen og side 2 scannes og mailes til kunden (Husk at scanne både for- og bagside) med besked om, at certifikatet er klar til afhentning/sendt med GLS.

Hvis kunden har uploadet en eller flere fakturaer til påtegning, vil ansøgningen se ud som herunder.

Fakturaen udskrives i farve - og IKKE med tryk på begge sider af papiret. Herefter stemples hver side med påtegningsstemplet med dit navn og dato (Husk at rette datoen) - hvorefter du underskriver på hver side og præger med prægestemplet.

Den påtegnede faktura scannes sammen med certifikatet og mailes til kunden, med besked om at det er klar til afhentning/afsendt med GLS.