Mange SMV’er tror fejlagtigt, at de er for små til at investere i en kontorrobot. Dermed går de glip af mange fordele for relativt få penge. Frygt, fordomme og manglende viden er en del af forklaringen ifølge SMVdanmark-medlem Digital Process.
Robotter overtager vores arbejde og vil efterlade kontorene tomme uden menneskelig, fysisk kontakt. Der er mange fordomme forbundet med ordet robot og mange tror, at teknikken bag en sådan maskine er meget eksklusiv, eller man melder blot pas i den linde strøm af information og parkerer begrebet som totalt uvedkommende.
Men faktisk er en kontorrobot blot synonymt med et avanceret softwareprogram, der kan blive til din nye bedste virtuelle kollega, som du endnu ikke ved, du savner. Det erfarer indehaver af Digital Process Kenneth Birk Nielsen, der gennem flere årtier har specialiseret sig i at optimere og automatisere virksomhedsprocesser. Han startede Digital Process i 2017, der alene har fokus på at udvikle kontorrobotter til den danske SMV-segment.
Ifølge Kenneth Nielsen har rigtig mange store danske virksomheder allerede kontorrobotter. Men når vi taler om SMV’er, så er det kun en meget lille gruppe, formentlig kun 5-10 procent, der har ’ansat’ en robot. Og det er en skam, da mange også små erhvervsdrivende kan få stor gavn af teknikken, mener Kenneth. Han forklarer, at særligt rutineprægede opgaver med stor forudsigelighed er egnede til at blive automatiseret.
”Kontorrobotter kan tage sig af det kedelige, rutineprægede arbejde, mens medarbejderne får frigjort tid til vækst og udvikling. Det kræver overskud at få nye ideer og visioner. Det får man ikke, hvis man hele tiden er fuldt booket med at behandle salgsordrer.”
Leads på LinkedIn
Tøven på området kan ifølge Kenneth skyldes, at mange SMV’er tror, de er for få ansatte eller har for få transaktioner til at investere i den avancerede teknologi. Men Kenneths ’mindste’ kunde har blot fem ansatte og alligevel stor glæde af de nye muligheder. En tommelfingerregel er dog, at man skal have mellem 5-10 administrative medarbejdere, for at der er opgavevolumen nok til en kontorrobot.
”Man kan sige, at jo flere transaktioner eller opgaver, du har, jo bedre kan en robot betale sig. Sælger du få kæmpe maskiner om året til flere millioner, så er der ikke så meget fidus ved en robot, som hvis du sælger tusindvis af små dimsedutter til en krone stykket. Her er der mange transaktioner, som en robot ville elske at holde styr på.”
Kontorrobotter også kendt som RPA (Robotic Process Automation) kan bruges til alverdens opgaver, men helt overordnet kan den gøre din administration både effektiv og skalerbar. En kontorrobot kan fx oprette salgsordre, booke fragt, udføre GDPR-kontrol og bogføre i økonomisystemet. Men den kan også finde leads på LinkedIn.
En opgave, som proteinanalysevirksomheden Alphalyse A/S nu er lykkelige for at være sluppet for, siden den investerede i en robot. Teknisk direktør Ejvind Mørtz forklarer:
”Vi er en vækstvirksomhed, der opfinder nye produkter og nye processer, som skal gøre tingene smartere for vores kunder. Vi prøver ting af og udvikler – og det kan en robot ikke. Men en robot kan lave rutinearbejde, så vores medarbejdere i stedet kan bruge tiden på at udvikle nye arbejdsgange.”
Alphalyses kontorrobot har to opgaver: Den ene er ordreekspedition og alt, hvad der hører med til det. Den anden er at finde nye potentielle kunder via LinkedIn.
”Hvis vi har en liste over potentielle kunder, slår robotten dem op på LinkedIn og finder informationer om kunden, fx land, medarbejdere og produkter – og også hvilke lægemidler, de er i gang med at udvikle,” siger Ejvind Mørtz og uddyber, at det er en kæmpe fordel at have en robot til at samle data, så de ikke selv skal bruge oceaner af tid på det.
”Hvis man skulle gøre det her manuelt, ville man aldrig få det gjort. Robotten hjælper med at finde mange kvalificerede kunder til os – det ville vi aldrig selv kunne gøre på den tid. Det er ikke bare automatisering, det er nye egenskaber til vores forretning,” forklarer han.
Udover menneskelig formåen
Umiddelbart lyder en robot som en bekostelig affære, men Microsoft har fx udviklet robotsoftware til SMV-segmentet, der koster 500 kr. om måneden. Hertil skal lægges eventuelle udgifter til øvrige programmer og en computer. Derudover rådgivning og service fra fx en udbyder som Digital Process. Altså koster det mellem 20.000-60.000 kr. at sætte strøm til en proces afhængigt af, hvor kompleks den er.
Robotten kan godt svare på mails med et standardsvar, men den kan ikke personificere sine svar. Og til forskel fra kunstig intelligens – også betegnet AI – Artificial Intelligence, der ikke behøver menneskelig indgriben for at træffe komplekse beslutninger, så kan kontorrobotten ikke tage ansvar, men kun udføre opgaver, den har fået nøje besked på. Det gør den så også til perfektion, udover menneskelig formåen.
”Vi er slet ikke klar til AI endnu. Rigtig mange SMV’er har kun brugt meget, meget lidt tid på at optimere deres administrative processer, så der er mange virksomheder, der skal starte helt fra bunden og få styr på basis, inden de bør overveje kunstig intelligens.”
Til dem, der frygter udviklingen, siger Kenneth: ”Nogle jobfunktioner vil over tid blive overflødige eller markant mindre, men så dukker der jo andre opgaver op. Det er ikke anderledes end tilbage i historien, hvor vi gik fra landbrug til industrialisering og mange tænkte, hvad skal vi så? Men der dukker jo hele tiden nye behov op og ting, der skal løses. Det er en del af udviklingen, som du enten kan omfavne, eller også kan man frygte den. Men der er ikke noget i historien, der viser, at vi lige pludseligt ikke har arbejde til folk. Tværtimod.”
